Webdesktop

Webdesktop on suosituimpia Virossa käytettäviä asiakirjanhallintajärjestelmiä. Tarkemmin sanoen Webdesktop on Webware OÜ:n ehittämä täysimittainen asiakirjanhallintaohjelmisto, joka sisältää mahdollisuuksia myös ryhmätyöhön, kalenterien ja tehtävien hallintaan ja neuvottelujen pitoon, lisäksi se sisältää yksinkertaisen sähköpostin asiakasohjelman. Kyseessä on nykyaikainen internet-pohjainen ratkaisu, joka on toteutettu digitaalisen asioinnin vaatimuksia, tarpeita ja tietojen turvallisuutta silmällä pitäen. Internet-pohjaisuutensa ansiosta Webdesktop ei edellytä lisäohjelmien asennusta asiakkaan koneelle, vaan sitä voi käyttää turvallisesti kaikkialla, jossa on pääsy internetiin: toimistossa, kotona, nettikahvilassa. Webdesktop perustuu avoimen lähdekoodin komponentteihin, joten se ei edellytä käyttöjärjestelmän, tietokantamoottorin tms. aiheuttamia lisälisenssimaksuja. Tarvittaessa Webdesktopia on helppo laajentaa juuri Sinun yrityksesi tarpeita ja erityispiirteitä vastaavaksi tietojärjestelmäksi. Webdesktop on käytössä niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.

Webdesktopin avainsanoja ovat:
nopeus, mukavuus, joustavuus ja uudistusmielisyys.

Mihin Webdesktopia voi käyttää?

  • Webdesktop on helppotajuinen. Webdesktopilla voit hallita kaikkia organisaatiosi resursseja ja asiakirjoja, kuten työntekijöitä, työsopimuksia, tehtäväkuvauksia, ja kirjeenvaihtoa. Näin voit milloin tahansa löytää nopeasti ja mukavasti tarvitsemasi tiedot: esimerkiksi keneltä kirje tuli, milloin, mitä kirjeellä tehtiin, onko kirjeeseen vastattu jne

  • Webdesktopilla voi suunnitella aikaresursseja. Kalenterien avulla voidaan rekisteröidä ja suunnitella kaikkia aikaresursseja. Esimerkiksi Webdesktopia voi käyttää organisaation yhteiskäytössä olevien tilojen, autojen, projektorien tai muiden resurssien varaamiseen. Resurssien käytöstä voi myöhemmin tehdä otteita tietyltä ajanjaksolta: kuka käytti ja mitä ja kuinka paljon.

  • Webdesktop on joustava. Webdesktopin vakiotoiminnoilla voi luoda täysin uusia moduuleja, esimerkiksi asiakashallinnan (CRM) moduulin: voit luoda asiakas-tyypin, määritellä sen metatiedot, luoda sen jälkeen yhteyshenkilö-tyypin, määritellä sen tiedot, sen jälkeen sitoa asiakkaan yhteyshenkilöihin. Lisäksi voit luoda uuden tyypin, esimerkiksi ”puhelu”, jossa kirjataan kaikki kyseisen asiakkaan soittamat puhelut, samanaikaisesti puhelun voi sitoa puolestaan tehtäviin (jos tästä puhelusta johtuen syntyi jokin tehtävä) jne. Asiakkaan yhteyteen voidaan sitoa myös kaikki häneen liittyvät asiakirjat: sopimukset, tarjoukset, laskut tms

  • Webdesktop mahdollistaa tarkastukset.Kaikki toiminnat tallennetaan historiaan, mistä voidaan myöhemmin seurata kaikkia muutoksia ja toiminnan kulkua.

  • Webdesktop mahdollistaa asiakirjojen digitaalisen allekirjoittamisen. Virossa voimassa olevan digitaalisesta allekirjoituksesta annetun lain (Digitaalallkirja seadus) mukaan digitaalisella allekirjoituksella ovat samat oikeusvaikutukset kuin omakätisellä allekirjoituksella. Webdesktop mahdollistaa kaikkien asiakirjojen digitaalisen allekirjoittamisen. Esimerkiksi jos Sinulla on asiakas, jonka kanssa haluat tehdä sopimuksen, niin Sinulla on mahdollisuus antaa kyseiselle asiakkaalle pääsy Webdesktopiin (vain häntä koskeviin asioihin), aloittaa Webdesktopissa uusi sopimusasiakirja, laatia sen luonnos ja tarvittaessa sitoa asiakirja keskusteluun, jossa molemmat asianosaiset voivat ilmaista toivomuksiaan ja mielipiteitään. Kun kaikki asianosaiset ovat tyytyväisiä laadittuun sopimukseen, niin sopimus voidaan allekirjoittaa Webdesktopissa digitaalisesti.

  • Webdesktop tukee eri liitäntöjä. On mahdollista tuoda tietoja muista tietojärjestelmistä sekä MS Office ja OpenOffice.org  ohjelmien käyttämistä tiedostomuodoista. Tietojen viennissä tuemme CSV-, XLS- ja XML-muotoa. Reaaliaikaiset tiedonvaihtoliitännät on luotu erilaisia yritysohjelmistoja, kirjanpito-ohjelmistoja ym. varten.

    Tutustu myös Webdesktopia käyttäviin organisaatioihin