Webdesktopin käyttöönotto

Käytäntö osoittaa, että alle tuhannen käyttäjän organisaatiossa Webdesktop voidaan ottaa käyttöön 1–2 kuukauden sisällä. Tämä edellyttää kuitenkin, että organisaation asiointi on pääpiirteittäin kunnossa ja, mikä tärkeintä, on olemassa näkemys siitä mihin halutaan käyttää sähköistä asiakirjanhallintajärjestelmää.

Ensin pitäisi käydä läpi asiakirjaluettelo. Käytetään sekä toiminto- että rakennepohjaista lähestymistapaa, joista edellinen on yleisempi ja sitä suosittaisimme mekin. Asiakirjaluettelon perusteella luodaan Webdesktopin rakennepuu, myöhemmin asiakirjaluettelon perusteella voidaan määrätä asiakirjojen säilytysajat, pääsyoikeudet jne. Asiakirjaluettelo voidaan tuoda järjestelmään vaikkapa Excel-taulukosta.

Laajin vaihe on asiakirjojen muotoelementtien ja metatietojen kuvaus. Sitä varten on kartoitettava organisaation käyttämät asiakirjatyypit, päätettävä, mitä muotoelementtejä ja metatietoja tarvitaan, mistä tietotyypistä (teksti, luku, päivämäärä jne.) on kyse tietyissä metatiedoissa, onko mahdollista määrätä oletusarvoja, ovatko kyseiset tiedot pakollisia jne. Sen jälkeen on mahdollista kuvata Webdesktopissa eri asiakirjatyyppejä.

Asiakirjojen rekisteröinnin helpottamiseen voidaan käyttää automaattista rekisterinumeron määräämistä ja asiakirjojen tallentamista tyyppinsä mukaan oikeaan sarjaan. Nämä määritelmät tehdäänkin asiakirjaluettelon luomisen ja asiakirjatyyppien kuvaamisen jälkeen.

Webdesktopin oikeuksien määrittely on ryhmäpohjainen ja ennen käyttäjien luomista kannattaisi perustaa käyttäjäryhmät. Yleensä on olemassa organisaation niminen yleisryhmä, johon kuuluvat kaikki käyttäjät, ja sen lisäksi erioikeuksia tarvitsevat ryhmät, kuten henkilöstöosasto. Ryhmät voivat sijaita myös organisaation LDAP- tai AD-keskuspalvelimella.

Viimeinen suurehko toiminta on käyttäjien luominen. Käyttäjät sidotaan heti luomisen hetkellä ryhmiin, jotka määräävät heidän kaikki oikeutensa järjestelmässä. Käyttäjät voivat sijaita myös organisaation LDAP- tai AD-keskuspalvelimella.

Jos organisaation erikoisluonteen johdosta on tarpeen, voidaan luoda myös asiakirjarekisterin julkinen osa, jolloin asiakirjatyyppejä kuvattaessa tulee määrätä, mitä muotoelementtejä ja metatietoja halutaan näyttää julkisessa osassa.

Kun käyttöönoton tekniset edellytykset on täytetty, voidaan ryhtyä kouluttamaan käyttäjiä. Käyttöönottoapu ja koulutus sisältyvät yleensä Webdesktopin hintaan.