Webdesktop WD infokiri nr 45
18. november 2015

Uudised

Uued kliendid

Sõlmisime lepingu infohalduse lahenduse tarneks ning juurutamiseks Eesti Haigekassaga.

Uus server

Webware majutuskeskusesse lisandus septembris uus server, mis võimaldab teenuste kvaliteeti veelgi tõsta, dubleerides tugiteenuste osutamiseks vajalikud teenused.

PHP 5.6 tugi

Webdesktop arendusversioon on nüüd kohandatud PHP 5.6 jaoks ning seda on võimalik testkeskkondades proovida. Testimiseks tuleb kõigepealt uuendada Webdesktop ja seejärel rakendusserveri operatsioonisüsteem/rakendustarkvara. Mitte mingil juhul ei tohi veel uuendada tootmiskeskkondade PHP versiooni! PHP 5.6 kasutamine tõstab Webdesktopi jõudlust ning vähendab mälukasutust, tootmiskeskkondadesse paigaldame PHP 5.6 toega versiooni detsembris-jaanuaris.

Kui on plaanis uuendada testserveri operatsioonisüsteem Debian versioon 8-le (Jessie), siis soovitame varuda aega ning tutvuda põhjalikult nii Debiani kodulehel oleva migreerimisjuhendiga kui ka meie üleminekujuhendiga. Näiteks muutub Apache veebiserveri vaikeseadistus, mis tähendab, et Webdesktop paigaldusjuhendi järgi paigaldatud keskkonnad ei pruugi vaikeseadistustega tööle jääda.

Kasutajatoe uus töövahend ja konsultatsioon

Oktoobri lõpust on meil juurutamisel uus meie enda Webdesktopi keskkonnaga integreeritud kasutajatoe töövahend. Klientide jaoks on peamiseks erinevuseks see, et support@webware.ee aadressile saadetud pöördumistele tuleb automaatne vastus kirja kättesaamise kohta ning igale pöördumisele määratakse unikaalne juhtumi number, millega seostatakse kogu juhtumiga seotud kirjavahetus, lisaks meie tööde register, kliendid ja kontaktisikud, mis tagab pikaajalise ülevaate ka näiteks kliendipõhiselt. Uus vahend aitab jälgida pöördumiste menetlust ja staatusi, võimaldab juhtumit hõlpsasti ettevõtte sees edasi delegeerida ning tõsta seeläbi kasutajatoe kvaliteeti ja reageerimise kiirust. Palume Teil kõik pöördumised saata alati kasutajatoe aadressile support@webware.ee, mitte konsultantide isiklikele e-posti aadressitele.

Tegemist on lahendusega, mis võiks huvi pakkuda ka mitmetele meie klientidele. Soovi korral on võimalik lahendusega tutvuda meie kontoris Tallinnas või videokonverentsi kaudu.

Info- ja dokumendihaldustarkvara WebDesktop (WD) omab väga palju erinevaid funktsionaalsusi ning nendega kursis olemine on üsna keeruline. Oleme iga päev tarkvara arendamas vastavalt klientide soovidele ja üldisele nõuetele ning teieni jõuab see info peamiselt meie uudiskirjade kaudu ja kord aastas infopäeval. Alates sellest uudiskirjast püüame funkstionaalsusi enam lahti seletada, eristada administreerimist ja igapäevast kasutamist puudutavad lõigud ning tuua juurde võimalusel ka näiteid, kus uuendust rakendada. Nagu eelpool öeldud, siis on WD-l väga palju erinevaid võimalusi ning nende meelespidamine on üle jõu käiv. Peamine on kirjas meie kasutusjuhendis, mille leiate WDs olles ülaribalt küsimärgi ikooni alt, aga lisaks sellele on kõige kiirem viis küsida seda meie konsultantidelt e-posti teel support@webware.ee või telefonil 661 3900. Kui me ka kohe ei oska kõigele vastada, siis uurime esmalt ise ja anname teile kindlasti tagasisidet. WebDesktopi kasutamisel vajavad kasutajad administraatrorite toetust ning juhiseid erinevates olukordades käitumiseks. Samas on administraatorid tavakasutaja ja meievahelise suhtluse käepikendus. Püüame anda endast parima, et tarkvara oleks kasutajasõbralik ning ühtlasi eesmärgipärane. Ootame nii teiepoolseid kui ka tavakasutajate tähelepanekuid tarkvara kasutamisel, sest vaid nii saame baasfunktsionaalsust täiendada ja olla teile parem partner.

Webdesktopis on palju erinevaid võimalusi ning püüame mõnest neist oma infokirjas pikemalt kirjutada, sealhulgas leida juurde ka kasutajakogemust. Sel korral kirjutame e-arvetest ja sellega seoses viitame lühidalt e-kirjade otse e-postkastist süsteemi registreemise ja faili eelvaate teemadele.

Versiooniinfo

Arendusversiooni 5.2.0 lisandusid viimati järgmised võimalused:

Webdesktop 5.2.0 väljastatakse IV kvartalis

Kogu versiooniinfo ja 5.1.1 versiooni juhendid

E-arved

Eelmises infokirjas kirjutasime lühidalt e-arvete teemal, paljudele on see huvi pakuv, sest 1. juulist 2016 on ees ootamas aeg, kus me kõik peaksime väljastama ja/või vastu võtma e-arveid. Sellega kaasneb kohe küsimus, et kuidas seda saavutada ning võimalikult kasulikult rakendada.

Webdesktopis on pikemat aega olemas võimalused e-arvete vastuvõtmiseks ja menetlemiseks, loomisel võimalused e-arvete väljastamiseks, lisaks toimub pidevalt e-arvete mooduli täiendamise vastavalt klientide tagasisidele ja tellimustele. Info- ja dokumendihaldustarkvaras on suureks plussiks arvete menetlemisel ja säilitamisel seotus teiste dokumentide nt lepingutega ja andmetega nt hangetega. Lisaks on kasutajate jaoks tegemist sama infosüsteemiga, mis on kasutusel ka tööks ülejäänud dokumentidega ja jääb ära järjekordse süsteemi tundmaõppimine ja muu sellega seonduv.

WebDesktopi standardlahenduses on olemas võimalus e-arvete vastuvõtmiseks DVK kaudu või e-postkastist. Viimasel juhul on toetatud Microsoft Outlook ning selleks tuleb kasutaja arvutisse paigaldada programmijupike (keerulisemalt öeldes tuleb kohtmasinasse installeerida vastav plugin). Seda lahendust saab kasutada WDs laiemalt ning täpsemalt saate lugeda http://support.webware.ee/doc/doku.php?id=tag:outlook. Kui arve jõuab teieni paberkandjal, siis on vajalik andmete digitaalsele kujule viimine ning selleks on kaks varianti, kas sisestada andmed käsitsi või lasta mõnel vastava teenusepakkujalt see ära teha. Paberarve ise reeglina skaneeritakse ning laetakse faili väljale. Kui arve jõuab teieni e-arve formaadis, siis saate kaks faili, milledest üks on pdf-formaadis ja teine xml-formaadis. WebDesktop oskab kandele laetud xml-formaadis failist andmeid välja lugeda ning sellega on kergendatud andmete sisestamine, sama kehtib ka DVK kaudu vastu võetud arvete puhul. Kui arve jõuab teieni digitaalsel kujul, aga seal ei ole xml-i, vaid nt pdf, xls või mõni tekstitöötlusformaadis, nt doc, odt, siis see ei ole „päris e-arve“ ja sealt ei oska WD andmeid välja lugeda ja andmed tuleb sisestada käsitsi.

Kui fail on WDsse andmekaardile üles laetud, siis on võimalik häälestada see väli nii, et kasutajal on võimalik vaadata faili eelvaatena ja sealt ka soovi korral andmeid kopeerida (seda funktsionaalsust saab kasutada WDs ka mujal faili väljadel, vt täpsemalt http://support.webware.ee/doc/doku.php?id=wd:tavakasutajale:faili_eelvaade&s[]=ostuarve). Arve andmete sisestamise vorm ehk andmetüüp peab osaliselt vastama ettemääratud nõuetele, mis tähendab, et teatud andmeväljad peavad andmetüübil olema (huvi korral vaata täpsemalt http://support.webware.ee/doc/doku.php?id=wd:administraatorile:ostuarve_seadistamine). Lisaks võite juurde lisada andmevälju oma organistatsiooni vajadustest lähtuvat. Üks andmeväljadest on arve read tüüpi, mis tähendab, et andmetüübil on spetsiaalne tabel, kus on veerud, mida menetlemise käigus täidetakse ning ridu lisatakse sellesse tabelisse konkreetse arve menetlusprotsessist lähtuvalt. Lisaks on WDs võimalus juba sisetatud arve andmeid salvestada mallina ja neid edaspidi kasutada, et jällegi oleks andmete sisetamine lihtsam ehk iga kord ei pea analoogse arve puhul arve rea andmeid uuesti sisestama. Arve ridade täitmist nimetatakse WDs arve jagamiseks, st arve saab jagada ridadeks.

Kui arve on WDsse salvestatud, siis järgmine samm on arve menetlemine. Seda saab WDs teha ka arvereapõhiselt või arvepõhiselt, esimene tähendab, et menetlejad (kontrollijad ja kinnitajad) määratakse arve read tabelis igale reale ning teisel juhul kasutatakse WD tavapäraseid suunamisi. Kui on kasutusel arvereapõhine menetlemine, siis arve üldstaatus muutub automaatselt sõltuvalt arve ridade menetlusetappidest. Kui kasutatakse arvepõhist suunamist, siis senised klientide soovid on vajanud mõningast arendust arve üldstaatuste osas.

Viimane osa arvete menetlemisest puudutab raamatupidajate tööd, nimelt esineb antud lahenduse puhul suurim kokkuhoid ajas kui saab arve menetlemise käigus sisestatud andmed edastada finantstarkvarasse, see aga vajab kindlasti liidestamist. Meil on kogemusi mitmete tarkvaradega otseliidestamisel (Navisioniga, SAP, Tresoor, Rool, Eeva, Hansa), lisaks on ostuarvete moodul liidestatud DVK kaudu kõigi DVK-ga liitunud raamatupidamistarkvaradega (https://www.ria.ee/e-arve-moodulid/). Otseliidestamise kogemusi saame ära kasutada ka eadspidistel analoogsetel liidestustel, kuid üks-ühele teise keskkonna lahendust reeglina kasutada ei saa. Liidestused eeldavad reeglina ka kolmepoolseid (WD arendaja, RMP arendaja ja WD kasutaja) kokkuleppeid ja mõningaid arendusi, mis tulenevad organisatsioonide eripäradest. Eelnevast tulenevalt tuleb arvestada liidestuse puhul täiendavate ressurssidega nii aja kui finantside osas. Meie klientide ehk teie seas on neid organisatsioone, kes on teinud kohe liidestuse finantstarkvaraga ning neid, kes võtavad neid töid etappidena ehk liidestus jäetakse II etappi. See ei meeldi reeglina raamatupidajatele, sest nemad peavad liidestuseni ikkagi andmeid käsitsi sisestama.

Ostuarvete mooduli võimaluste ja käikuvõtmise kohta saab lisainfot meie kasutajatoelt support@webware.ee

Webware OÜ | Vääna 7, Tallinn. Telefon: +372 66 13 900 Webware OÜ