Внедрение Webdesktop

Практика показывает, что в организации с числом пользователей до 2000 Webdesktop можно внедрить за 1-2 месяца. Тем не менее, для внедрения за такой срок предполагается, что делопроизводство в организации в целом налажено и, что наиболее важно, имеется четкое видение, для каких целей будет использоваться система управления электронным документооборотом.

Во-первых, необходимо пересмотреть перечень документов. Используются подходы, основанные как на функциональности, так и на структуре; первый из них более распространен и мы также рекомендуем его применить. На базе перечня документов создается структурное дерево Webdesktop; позднее на базе перечня документов можно будет назначить сроки хранения документов, права доступа и т.п. Перечень документов можно ввести в систему, например, путем импорта файла в формате Excel.

Самый трудоемкий этап – описание элементов формы и метаданных документов. Для этой цели необходимо создать схему типов документов, используемых организацией, принять решение о том, какие элементы формы и метаданные требуются, определить тип данных (текст, число, дата и т.д.) для конкретных метаданных, определить возможность устанавливать значения по умолчанию, являются ли данные обязательными и т.д. После этого можно перейти к описанию типов документов в Webdesktop.

Для упрощения регистрации документов можно воспользоваться автоматическим назначением регистрационного номера и автоматическим сохранением документов в правильной серии в зависимости от типа документа. Эти установки вводятся после создания перечня документов и описания типов документов.

Система прав в Webdesktop основана на группах и перед созданием пользователей имеет смысл подготовить группы пользователей. Обычно имеется носящая название организации общая группа, в которую входят все пользователи, а также группы, которым требуются особые права, например, отдел персонала. Группы также могут располагаться на сервере LDAP или AD, используемом всей организацией.

Последняя крупная операция – создание пользователей. Пользователи сразу в момент их создания привязываются к группам, которые определяют их права в системе. Пользователи также могут располагаться на сервере LDAP или AD, используемом всей организацией.

В зависимости от специфики конкретной организации также можно создать публичную часть регистра документов; в этом случае при описании типов документов необходимо назначить, какие элементы форм и метаданные вы хотите отображать в публичной части.

После этого технические операции по внедрению завершены и можно перейти к обучению пользователей. Помощь по внедрению и обучению обычно входит в цену Webdesktop.

Также рекомендуем ознакомиться со следующими документами и правовыми актами: