DHS-de jätkusuutlikuse analüüs

Riigi Infosüsteemide Amet on koostanud dokumendihaldus-süsteemide tehnilise jätkusuutlikuse analüüsi, mille eesmärgiks on anda hankimisel suuniseid uue DHSi valikuks ja hinnata avalikus sektoris kasutuselolevate DHSide (sh arendajate) jätkusuutlikkust tehnilisest vaatest. Analüüsi olid kaasatud järgmised tooted/arendajad:

  • Alfresco/Delta – Nortal AS, Andmevara AS;
  • Amphora – Interinx OÜ;
  • DocLogix - Edisoft Estonia OÜ;
  • GoPro/LotusNotes (sh MKM ja Tartu Linnavalitsuse erinevad „variandid“) – IBM Eesti OÜ, Net Group OÜ;
  • Livelink/OpenText - Nortal AS;
  • Postipoiss - Nortal AS;
  • Sharepoint/Dora - Net Group OÜ, Nortal AS, Uptime, Concise Systems OÜ;
  • WebDesktop – Webware OÜ;

Tulemuste graafiline ülevaade on tabelis (klikkamine avab suurema pildi). Analüüsi kokkuvõte on järgmine:

  • Ei olnud ühtegi DHSi, mis oleks eeskujulikult teostanud kõik uuritavad aspektid. Iga DHSi lõikes saab välja tuua vajakajäämised ja võtta tegemisse tarvilikud arendusvajadused.
    • Kõige paremini kattis uuritavaid aspekte (st oli vähe negatiivseid ja puuduolevaid andmeid) Webdesktop ja Amphora.
    • Kõige vähem kaetud aspektidega oli Postipoiss ja DocLogix, millele järgnes Livelink/OpenText.
  • Kõikide DHSide puhu oli realiseeritud BDOC tugi, muutmise logide ligipääs peakasutajal ja RIHAs registreerimine. Üsna heaks saab pidada ka andmete eraldist ja eksporti, iseseisva arenduse tellimise võimalust ning logitaseme muutmise või metaandmete lisamise/muutmise võimalus peakasutaja poolt.
  • Kõikide DHSide puhul on probleemiks ISKE rakendamine, mis on mureks ka riigis üldiselt. Ka veebisirvikute ja sisselogimiste tugi on üsnagi ebaühtlane DHSide lõikes.
  • Arendusettevõtete arv DHSi kohta on enamasti üks, mis tähendab, et puudub konkurents platvormi sees. Küll aga on tihe konkurents platvormide vahel, kuid asutused seovad ennast platvormi valikuga otseselt ühe arendusettevõttega. Erinevuseks on:
    • Alfresco/Delta, millel pole ametlikult ühtegi arendajat, kuid vabavara staatuse tõttu on asutustel võimalik osta arendusteenust erinevatelt arendajatelt.
    • Postipoiss, mida senine arendaja enam edasi ei toeta ning seda seni arendanud meeskond pole veel ametlikult toetama hakanud.
  • DHSid erinevad väga ülalhoiu-, hooldus-, migreerimis- ja arenduskulude lõikes. 5 aasta perspektiivis on asutuse jaoks:
    • kõige madalamate kuludega Webdesktop ja Amphora.
    • kõige kõrgemate kuludega GoPro/LotusNotes, Sharepoint ja Alfresco/Delta.
  • Asutused saavad vajadusel DHSi riigihangetes kasutada enda vajadustega kooskõlas olevaid analüüsis väljatoodud aspekte. Samas on tänapäevastel DHSidel palju rikkalikum funktsionaalsus kui siin analüüsis kaetud traditsioonilise dokumentide haldus, mistõttu tuleks lisada vastava asutuse soovidele vastavaid lisanduvaid kriteeriume.

Analüüs on kättesaadav RIA kodulehel https://www.ria.ee/ee/koolitusmaterjalid-ja-ullitised.html#ulevaated