Webdesktopi juurutamine

Praktika tõestab, et kuni tuhande kasutajaga organisatsioonis on võimalik Webdesktopi juurutus teostada 1-2 kuuga. See eeldab siiski, et organisatsiooni asjaajamine üldjoontes on korras ja mis kõige tähtsam, on olemas visioon, milleks elektroonilist infohaldussüsteemi soovitakse kasutada.

Esimese sammuna tuleks üle vaadata dokumendiloetelu. Kasutatakse nii funktsiooni- kui struktuuripõhist lähenemist, esimene neist on rohkem levinud ja seda soovitaksime ka meie. Dokumendiloetelu baasil luuakse Webdesktopi struktuuripuu, hiljem saab dokumendiloetelu baasil määrata dokumentide säilitustähtajad ja ligipääsu õigused jms. Dokumendiloetelu on võimalik süsteemi viia ka näiteks Exceli failist importides.

Mahukaim etapp on dokumentide vormielementide ja metaandmete kirjeldamine. Selleks tuleb kaardistada organisatsiooni poolt kasutatavad dokumentide liigid, otsustada milliseid vormielemente ja metaandmeid vajatakse, millise andmetüübiga (tekst, number, kuupäev jne) on tegu konkreetsete metaandmete puhul, kas on võimalik määrata vaikimisi väärtusi, kas tegemist on kohustuslike andmetega jne. Seejärel on võimalik Webdesktopis dokumendiliigid kirjeldada.

Dokumentide registreerimise hõlbustamiseks on võimalik kasutada automaatset registrinumbri määramist ja dokumentide salvestamist vastavalt liigile õigesse sarja. Need määrangud tehaksegi peale dokumendiloetelu loomist ja dokumendiliikide kirjeldamist.

Webdesktopi õiguste süsteem on grupipõhine ja enne kasutajate loomist tasuks valmis teha kasutajate grupid. Tavaliselt on olemas organisatsiooni nimega üldgrupp, kuhu kuuluvad kõik kasutajad ja lisaks eri õigusi vajavad grupid, nagu näiteks personaliosakond. Grupid võivad paikneda ka organisatsiooni keskses LDAP või AD serveris.

Viimane suurem tegevus on kasutajate loomine. Kasutajad seotakse koheselt loomise hetkel gruppidega, mis määravad nende õigused süsteemis. Kasutajad võivad paikneda ka organisatsiooni keskses LDAP või AD serveris.

Vastavalt organisatsiooni spetsiifikale võib luua ka dokumendiregistri avaliku osa, sellisel juhul tuleb dokumendiliikide kirjeldamisel määrata, milliseid vormielemente ja metaandmeid avalikus osas kuvada soovitakse.

Juurutamise tehnilised tegevused on lõpetatud ja võib asuda kasutajaid koolitama. Juurutusabi ja koolitus on reeglina Webdesktop hinna sees.

Soovitame tutvuda ka järgnevate dokumentide ja õigusaktidega: